TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen (”Tietosuoja-asetus”) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjinä ja rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen osalta vastuutahona toimii KBT Kokkola ry tämän tietosuoja-selosteen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

KBT Kokkola ry

Puheenjohtaja

Tomi Kinnunen

info@kbtkokkola.com

Puh. 050 538 4811

3. Rekisterin nimi

Jäsensuhteiden hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antaneet potentiaaliset uudet jäsenet.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Käyttötarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietoryhmät
KBT Kokkola ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen	Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukainen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen Rekisterinpitäjän oikeutettu etu muiden kuin yhdistyslain edellyttämien tietojen osalta	Jäsenet; nimi, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot
Markkinointi	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin	Nimi ja yhteystiedot
Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointi	Oikeutettu etu	Nimi ja yhteystiedot
KBT Kokkola ry:ssä vyökokeen suorittaneiden luettelon ylläpitäminen	Oikeutettu etu	Nimi ja suoritukseen liittyvät tiedot

5. Henkilötietojen Säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan.

Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.

Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kilpailuja järjestäville seuroille, Suomen Potkunyrkkeilyliitolle, Suomen Vapaaotteluliitolle ja Suomen Lukkopainiliitolle. Lajiliitot käyttävät tietoja asiakaspalveluun sekä lajien ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Em. tahoillle toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, kotiseura, ottelukokemus ja tulokset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

7. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

8. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.

9. Rekisteröidyn oikeudet

9.1. Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

9.2. Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

9.3. Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

9.5. Oikeuksien käyttäminen

Kaikki tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.

10. Henkilötietojen suojaus

Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa paperisena lukitussa tilassa ja sähköisenä salasanalla suojatussa tietojärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän voimassa olevan johtokunnan jäsenillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä yhdistyksen asioiden hoitamiseen.

Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.

Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla.

Arkistotilat ovat lukitut.